مناقصه : فرآیندی است رقابتی برای تأمین کیفیت مورد نظر (طبق اسناد مناقصه) که در آن تعهدات موضوع معامله به مناقصه گری که کمترین قیمت متناسب را پیشنهاد کرده باشد، واگذار می شود.
• مناقصه گزار :مناقصه گزار دستگاه یا ارگانی است که برگزاری مناقصه را بعهده دارد و مناقصه گزار می تواند شامل ارگانها و سازمانهای زیر باشد: قوای سه گانه جمهوری اسلامی ایران اعم از وزارتخانه ها , سازمانها و موسسات و شرکتهای دولتی , موسسات انتفاعی وابسته به دولت , بانکها و موسسات اعتباری دولتی , شرکتهای بیمه دولتی , موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی، موسسات عمومی , بنیادها و نهادهای انقلاب اسلامی , شورای نگهبان قانون اساسی و همچنین دستگاهها و واحدهایی که شمول قانون برآنها مستلزم ذکر یا تصریح نام است.
• مناقصه گر :شخص حقیقی یا حقوقی است که اسناد مناقصه را دریافت و در مناقصه شرکت می کند.
• برنامه زمانی مناقصه :سندی است که در آن، زمان و مهلت برگزاری مراحل مختلف مناقصه، مدت اعتبار پیشنهادها و زمان انعقاد قرارداد مشخص می شود.
• اسناد مناقصه : اسناد مناقصه شامل موارد ذیل می باشد :
- نامه دعوت به ارائه پیشنهاد(دعوت نامه)
عنوان مدرکی است که از سوی مناقصه گزار به تمام شرکت کنندگان منتخب، فرستاده شده و با وصول آن می توانند اسناد مناقصه را دریافت کنند. نامه دعوت به ارائه پیشنهاد، به اختصار "دعوت نامه" هم نامیده می شود.
دستورالعمل شرکت در مناقصه، همراه با کاربرگ های ضمانت نامه شرکت در مناقصه و ضمانت نامه انجام تعهدات.
- برگ پیشنهاد مناقصه
یعنی مدرکی با همین عنوان که از سوی مناقصه گر تکمیل شده و شامل پیشنهاد امضا شده مناقصه گر برای کارهاست.
موافقت نامه پیمان و شرایط پیمان، شامل :
شرایط عمومی و خصوصی
نقشه ها و مشخصات فنی (در صورت وجود)، از جمله جدول پرداختها، جدول زمانی کارها، جدول تضمین ها یا شاخص های عملکردی، جدول داده ها و جدول (یا فهرست) مقادیر و قیمتها.
فرمها، گواهی نامه ها، تأییدیه ها و مدارک دیگر(در صورت وجود)
الحاقیه های صادره بعدی از سوی مناقصه گزار، در طول مناقصه.
• فراخوان مناقصه : فراخوانی است که به شاخصین مناقصه گزار بین دو تا سه نوبت حداقل در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار کشوری یا استانی و یا شبکه های اطلاع رسانی منتشر می گردد.
• پیشنهاد مناقصه : یعنی برگ پیشنهاد مناقصه و همه مدارک دیگری که مناقصه گر همراه با برگ پیشنهاد مناقصه تسلیم کرده، به همان گونه که در اسناد مناقصه آمده است، پیشنهاد مناقصه، ممکن است به منظور اختصار، به صورت "پیشنهاد" نیز به کار رود.
• مدت اعتبار پیشنهادها : مدتی که پیشنهادهای فنی و مالی مشاوران معتبر است و پس از آن، در صورتی که قرارداد منعقد نشده باشد، پیشنهادهای مشاوران فاقد اعتبار می باشد و فرآیند خرید خدمات مشاوره تجدید می شود.
• کمیته فنی بازرگانی : هیأتی است با حداقل سه عضو خبره فنی بازرگانی صلاحیت دار که از سوی مقام مجاز دستگاه مناقصه گزار انتخاب می شود و ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها و سایر وظایف مقرر در قانون مناقصات را بر عهده میگیرد.
• ارزیابی کیفی مناقصه گران : عبارت است ارزیابی توان انجام تعهدات مناقصه گران که از سوی مناقصه گزار یا به تشخیص وی توسط کمیته فنی بازرگانی انجام می شود.
• ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها : فرآیندی است که در آن مشخصات، استانداردها، کارایی، دوام و سایر ویژگی های فنی بازرگانی پیشنهادهای مناقصه گران بررسی، ارزیابی و پیشنهادهای قابل قبول برگزیده می شوند.
• ارزیابی مالی : فرآیندی است که در آن مناسب ترین قیمت از بین پیشنهادهایی که از نظر فنی و بازرگانی پذیرفته شده اند، برگزیده می شود.
• ارزیابی شکلی : عبارت است از بررسی کامل بودن اسناد و امضاء آنها، غیر مشروط و خوانا بودن پیشنهاد قیمت.
• آگهی ارزیابی فراخوان برای ارزیابی صــلاحیت متقاضـیان شرکت در مناقصـه که در روزنامـه های کثیرالانتشـار منتـشر می شود.
طبقه بندی انواع مناقصات
1- مناقصات یک مرحله ای
۲- مناقصات دو مرحله ای
طبقه بندی انواع مناقصات از نظر روش دعوت مناقصه گران
- مناقصه عمومی : مناقصه ای است که در آن فراخوان مناقصه از طریق آگهی عمومی به اطلاع مناقصه گران می رسد.
- مناقصه محدود : مناقصه ای است که در آن به تشخیص و مسئولیت بالاترین مقام دستگاه مناقصه گزار، محدودیت برگزاری مناقصه عمومی با ذکر ادله تأیید شود. فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوتنامه برای مناقصه گران صلاحیت دار به اطلاع مناقصه گران می رسد.
برگزاری مناقصات و فرآیند آن
۱- تأمین منابع مالی
۲- تعیین نوع مناقصه در معاملات بزرگ (یک یا دو مرحله ای، عمومی یا محدود)
۳- تهیه اسناد مناقصه
۴- ارزیابی کیفی مناقصه گران در صورت لزوم
۵- فراخوان مناقصه
۶- ارزیابی پیشنهادها
7-تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد
